Современный Open Space, на что обратить внимание

Большинство современных офисов устроено в формате open space. И это часто причиняет боль и страдание всем, кто в таком пространстве работает: людей слишком много и они слишком близко, постоянно шумно, огромное помещение выглядит неуютным. Нельзя открыть окно или выключить кондиционер, кому-то обязательно будет дуть, а другому немедленно станет душно. Однако, планируя новый офис, не стоит сразу отказываться от идеи open space. Осознавая все минусы и плюсы, можно заранее продумать, как сделать будущий open space максимально комфортным для работы большого коллектива. 

Достоинства открытого офиса

Чего больше в подобной организации рабочего процесса – плюсов или минусов – споры не утихают до сих пор. Давайте сначала разберемся в преимуществах, ведь недаром же офис открытого типа получил такое широкое распространение:

1. Простота контроля со стороны руководства. Все сотрудники на виду и видно, кто чем занят в рабочее время. Конечно, это преимущество касается прежде всего руководителей.

2. Возможность и простота общения между сотрудниками. Открытый офис сближает коллектив и таким образом легче создать дружную команду, коллектив в целом работает эффективнее.

3. Когда все работают в едином пространстве, в непосредственной близости друг от друга, нет возможности для интриг и сплетен, перемывания косточек сослуживцу.

4. Зрительный контакт – не последнее условие для дружной работы.

5. Оперативное решение рабочих вопросов, не надо бегать по кабинетам, ответ на свой вопрос можно найти за соседним столом.

6. Экономия площади и средств, поскольку не надо возводить стены и перегородки, разбивать помещение на кабинеты. На той же площади можно разместить гораздо больше рабочих мест.

7. Вся офисная техника: принтер, сканер, копир, кулер на виду и общедоступна.

Максимум полезного пространства при минимуме затрат – все это сделало офисы открытого типа популярными. По такому принципу работают многие крупные компании, такие как Ростелеком, Лаборатория Касперского, Яндекс и другие. Открытая планировка особенно оправдана тогда, когда учреждение нацелено на активную работу с людьми, поэтому колл-центры, интернет-провайдеры выбрали себе именно такую организацию рабочего места. Ощущение объединенности, которое создает рабочее пространство, дорогого стоит

Недостатки open space

Ну а теперь поговорим о минусах, которых тоже достаточно. Многие из них являются продолжением достоинств:

1. Когда в одном помещении работает несколько десятков людей – это порождает неизбежный шум, даже если они переговариваются вполголоса, это может раздражать других сотрудников. Точно так же, как и телефонные звонки, неизбежные в любом офисе.

2. Единая команда – это, конечно, хорошо, но, когда все на одном пространстве, не избежать конфликтов, например, между сторонниками свежего воздуха, желающими открыть окно, и боящимися сквозняков. Предметами споров могут стать и пульт от кондиционера и постоянно куда-то исчезающие со столов карандаши, скрепки, ручки.

3. В открытых офисах сотрудники чаще болеют, это уже доказано практикой: достаточно кому-нибудь чихнуть, и инфекция разнесется по офису, не встречая никаких преград на своем пути.

4. Полное отсутствие личного пространства создает психологический дискомфорт. Когда нет возможности уединиться и сосредоточиться, а сотрудники поневоле оказываются в курсе всех личных дел – вряд ли это может понравиться.

5. Работа в команде может иметь и оборотную сторону: понижение индивидуальной ответственности сотрудника за свою работу, перекладывание ее на коллектив.

Резюмируя все вышесказанное, можно составить рейтинг стрессовых факторов при работе в офисах открытого типа. Это – шум, отсутствие личного пространства и в целом некомфортные условия – духота, сквозняки и так далее. В целом работу в открытом офисе можно сравнить с пребыванием на сцене. Далеко не всем такая публичность по сердцу.

Слагаемые комфортной работы

Чтобы минимизировать все перечисленные выше риски, рекомендуются следующие меры по созданию комфортного пространства в открытом офисе.

Во-первых, обеспечьте сотрудникам возможность контролировать показатели внутренней среды – температуру, влажность, кондиционирование. Для этого понадобятся:

• терморегуляторы на радиаторах, конвекторах.
• пульты управления кондиционерами.
• индивидуальные диффузоры на рабочем месте.
• вентиляторы и открываемые окна.

Во-вторых, установите качественную приточную вентиляцию и обеспечьте кондиционирование воздуха. Это даст такие преимущества, как:

• приток свежего воздуха в помещения в необходимом количестве.
• минимизация источников загрязнения (сигаретный дым, CO2, взвешенные частицы).
• контроль уровня CO2 в воздухе помещений с большим количеством рабочих мест.

Имеет смысл также вмонтировать устройство контроля потока воздуха в приточные системы и установить приборы для обеззараживания помещения от микробов и вирусов – например, бактерицидные облучатели-рециркуляторы.

В-третьих, следите за уровнем освещенности и видом из окна. В open space должно быть реализовано:

• позонное или порядное включение-выключение света.
• наличие индивидуальных источников света на рабочих местах.
• обеспечение дневного света и видов из окон.
• отдельное управление/освещение рабочими местами у окна/атриума.
• контроль бликов и прямого солнечного света из окна (установка светонепроницаемых штор).

В-четвертых, минимизируйте шум — это повысит психологический комфорт сотрудников. Для этого нужно:

• предусмотреть удаленность оргтехники от рабочих мест.
• рассмотреть возможность установки мобильных или стационарных перегородок.
• разнести дальше друг от друга «шумные» отделы, где много звонков и переговоров (такие как продажи или реклама), и отделы, работа которых требует тишины и сосредоточенности (например, финансовый отдел).
• реализовать «комнаты тишины» и переговорные с использованием звукоизоляционных материалов.
• создание неформальных зон общения для укрепления доверия и создания атмосферы психологического комфорта работников – в таких местах люди должны иметь возможность побыть наедине с собой или поработать в небольшой группе.
• желающим дать возможность работать удаленно, чтобы уменьшить количество людей в open space; многим сотрудникам это поможет сосредоточиться на сложном проекте.
• разрешить сотрудникам брать отгул по состоянию здоровья на 1-2 дня без больничного, чтобы избежать распространения вируса среди коллег.

Наконец, в-пятых, позаботьтесь о приятном и удобном интерьере. Имеет смысл:

• рационально и удобно организовать хранение документации, папок и архивов, одновременно принимая во внимание внешний вид хранилища.
• предусмотреть комфортность и эстетичность визуального оформления офиса, создать разнообразное и приятное для глаз окружение.

Правила организации рабочего пространства

При желании офис открытого типа можно сделать комфортным для всех, если подойти к планировке и обстановке продуманно. Как правило, в таких офисах открытое рабочее пространство для менеджеров среднего и нижнего звена, несколько просторных кабинетов для менеджеров высшего звена, переговорная комната и зона отдыха. Открытое пространство облегчает контакт среди сотрудников, когда легче обратиться к коллеге, сидящем за соседним столом, чем постучаться в закрытый кабинет. Руководители в таких офисах тоже чаще покидают свои кабинеты и работают в тесном контакте с сотрудниками, это сближает и помогает руководителю лучше понять запросы сотрудников и облегчает решение сложных задач. Некоторые руководители идут еще дальше и отказываются от личных кабинетов, работают в едином пространстве с подчиненными.

Не всем сотрудникам нужно тесное общение с коллегами, необходимо учесть потребности каждого. Для интровертов можно организовать полуизолированное помещение типа библиотеки, где бы он мог уединиться с ноутбуком и сосредоточиться в тишине. Для этой же цели можно оборудовать несколько телефонных будок в офисе.

Чтобы всем было удобно, в офисе обязательно должны быть как индивидуальные, так и общие зоны.

Зеленые растения – цветы – великолепные помощники для создания комфортной среды обитания. Установите как можно больше комнатных растений, превратите зону отдыха в подобие цветущего сада – все это способствует снятию стресса и восстановлению работоспособности.

На помощь также приходят технологии — в некоторых офисах устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для продуктивной работы.

Что еще можно сделать?

1. Помимо организации open space, важно не забывать о правильности и комфортности организации каждого индивидуального рабочего места: об эргономике стола, кресла, монитора и компьютера, об уровне освещения и оптимальных параметрах микроклимата. Данные факторы обязательно должны учитываться в любом типе офиса.
2. Для контроля всех факторов среды офиса рекомендуется провести экологическую экспертизу рабочих помещений, которая позволит выявить проблемы (качество воды и воздуха, уровень шума и вибрации, освещенность, электромагнитные поля и др.).
3. Для анализа текущей ситуации, развития компании и мониторинга настроений в коллективе целесообразно проводить периодические анонимные опросы сотрудников об их удовлетворенности рабочими условиями.

Что мы можем предложить:

• Мебель для персонала GLOSS - офисная мебель премиум класса, позволяет создать уникальный современный многоцелевой офис с открытым пространством

• Мебель для персонала Avance – это успешное сочетание современного дизайна, качества и цены, современное решение организации рабочего пространства офиса

• Мебель для персонала SIGMA - меняется вместе с окружающей средой офиса, которая все больше адаптируется к потребностям человека

• Мебель для персонала Xten-Q - универсальная офисная мебель нового поколения